Inschrijving en intake van nieuwe patiënten, screening op centrumindicatie, diagnostiek en behandeling vinden plaats volgens de SBT-richtlijnen, de professionele opvattingen en de wetgeving. Datzelfde geldt voor de vastlegging daarvan in het (electronische) patiëntendossier.
In de administratieve organisatie van SBT wordt aangegeven hoe de vastlegging feitelijk plaats vindt, waarbij de automatisering daarvan een belangrijke plaats inneemt. Tevens wordt aangegeven wie wat doet.
Aan de stoel vindt alleen die administratie plaats die onlosmakelijk verbonden is met de intake, screening, diagnostiek en behandeling. Alle overige handelingen worden uitgevoerd door de Patiëntenadministratie of de Financiële administratie.

Verwijzing
SBT behandelt patiënten uitsluitend op verwijzing van de huistandarts van de patiënt. Als er geen huistandarts (met name bij extreem angstige patiënten) is kan een huisarts, medisch specialist, psycholoog, psychiater verwijzen.

Intake
Voor intake heeft SBT 6 kwartier ongemachtigd beschikbaar om vast te stellen dat er een centrumindicatie is en 2 kwartier ongemachtigd om vast te stellen dat dat niet zo is. Bij twijfel contact opnemen met de adviserend tandarts.
Is er meer tijd nodig dan moet een machtiging worden aangevraagd.

Centrumindicatie
Met de zorgverzekeraars zijn criteria afgesproken met betrekking tot indicaties die in een CBT worden behandeld. SBT heeft die uitgewerkt in een checklist, die aangekruist kunnen worden.
De centrumindicaties zijn niet limitatief. Bij afwijking de adviserend tandarts raadplegen.

Machtiging
Voor elke behandeling is in principe vooraf een machtiging nodig van de zorgverzekeraar van de patiënt. Met AGIS en ACHMEA is overeengekomen dat SBT “automatisch” de machtiging verkrijgt als de tijd/kosten binnen afgesproken grenzen blijft. Ook in deze gevallen wordt een machtigingaanvraag ingevuld en door de patiënt getekend (informed consent).
Pas na goedkeuring van de machtiging kan een behandeling starten. Anders kan het zijn dat de patiënt onverzekerd is en SBT onnodig risico loopt.
Principiële afwijzing door zorgverzekeraar bespreken met de coördinerend tandarts/directie.

Basisverzekering
In de basisverzekering is de bijzondere tandheelkunde opgenomen.

Eigen bijdrage
In beginsel betalen alle patiënten een eigen bijdrage voor behandelingen die een patiënt zonder bijzondere problemen ook zou moeten betalen bij zijn huistandarts.